Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung wird auch als „zweite Miete“ bezeichnet. Dies nicht zu unrecht, da sie einem zusätzlichen beträchtlichen finanziellen Mehrbetrag zur Miete entspricht. Haben Sie die Nebenkosten wirksam im Mietvertrag vereinbart, so muss der Mieter diese im monatlichen Turnus in Form eines festen Abschlages mit der Miete an Sie zahlen.
Am Ende des Abrechnungszeitraumes – in der Regel zum Jahreswechsel – verrechnen Sie als Vermieter die gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Betriebskosten. Dazu müssen Sie dem Mieter seine Nebenkostenabrechnung schriftlich durch Brief, Fax oder E-Mail innerhalb von zwölf Monaten zukommen lassen. Die Nebenkostenabrechnung sollte den Abrechnungszeitraum, die vom Mieter gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen, Aufstellung aller Betriebskosten, den zugrunde liegenden Verteilerschlüssel und die auf den Mieter entfallenden Betriebskostenanteil enthalten.
Ist die Nebenkostenabrechnung korrekt, dann ist der Mieter zum Begleichen der Nachzahlung innerhalb von vier Wochen verpflichtet. Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung kann er nach dem Begleichen allerdings noch bis zu zwölf Monate später erheben.

Nach Aussagen des Deutschen Mieterbundes ist allerdings jede zweite Nebenkostenabrechnung zu hoch, unübersichtlich oder einzelne Positionen sind unverständlich bzw. unzulässig. Denn nicht immer sind alle aufgeführten Positionen wirklich Nebenkosten. Dies kann zu einer Verweigerung der Nebenkostennachzahlung durch den Mieter führen, der eine nachvollziehbare Abrechnung verlangen kann. Die Nebenkostenabrechnung führt so nicht selten zu Streit zwischen Mietern und Vermietern.

Was als Nebenkosten anzusetzen ist, regelt die Betriebskostenverordnung. Danach umfassen die Betriebskosten grundsätzlich alle Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten am Grundstück sowie bestimmungsgemäßen Gebrauch der Gebäude, sonstiger Einrichtungen und des Grundstückes laufend entstehen. Darüber hinaus können die Kosten für Sach- und Arbeitsleistungen ohne Umsatzsteuer angesetzt werden, die ein Dritter (z. B. Dienstleister) für die gleichwertige Leistung des Eigentümers oder Erbbauberechtigten erbringt.

Grundsätzlich teilen sich die Mietnebenkosten in sogenannte „warme“ und „kalte“ Betriebskosten auf. Zu den „warmen“ Betriebskosten zählen die Heizkosten sowie Kosten für die Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage.
Die „kalten“ Betriebskosten werden auch als „allgemeine Betriebskosten“ bezeichnet. Als Vermieter können Sie beispielsweise folgende Kosten ansetzen: die von der Gemeinde erhobenen Grundsteuer, Kosten für die Straßenreinigung und Müllabfuhr; Wasserkosten; Kosten für das Abwasser; die Hausreinigung (Putzfrau, Reinigungsfirma); die Gartenpflege (zum Objekt gehörender Grünflächen bzw. Spielplatz); die Beleuchtungsanlagen (Treppenhaus, Keller und Außenbereich); den Schornsteinfeger; anfallende Versicherungen bspw. gegen Feuer-, Wasser-, Sturm- sowie Elementarschäden; den Hausmeister; Antenne oder Satellitenschüssel auf dem Dach sowie die regelmäßig anfallenden Kosten für den Fahrstuhl und dessen Wartung. Die Zuordnung von höheren Kosten bei Parteien aus den oberen Stockwerken ist gerechtfertigt, da davon auszugehen ist, dass diese häufiger von der Nutzung Gebrauch machen.